Abrir y cerrar caja
El arqueo de cada turno: cajas, sesiones, movimientos, efectivo esperado y diferencia al cierre.
Cómo funciona
Hay dos conceptos distintos:
- Caja: el cajón físico, con un nombre (Caja 1, Mostrador). Crearlas es opcional.
- Sesión de caja: el turno de un usuario, desde que abre hasta que cierra. Tiene un monto inicial, los movimientos del turno y el conteo final.
Mientras tenés una sesión abierta, todo lo que vos cobrás o gastás en el sistema se anota en ella. Al cerrar, BemaVenta compara lo que debería haber con lo que contaste.
Dos reglas que conviene saber desde el principio:
- Cada usuario puede tener una sola sesión abierta a la vez.
- Una caja no puede estar abierta por dos usuarios al mismo tiempo.
La pantalla Caja
Menú lateral → Caja. Según tus permisos, ves hasta tres pestañas:
| Pestaña | Para qué sirve | Quién la ve |
|---|---|---|
| Mi Caja | Abrir tu sesión, cargar movimientos y cerrarla | Todos los que entran a Caja |
| Cajas | Crear, editar y asignar las cajas | Quien tiene el permiso Crear, editar y asignar cajas a usuarios |
| Historial | Ver las sesiones de todos | Usuarios que pueden ver todas las sucursales, como el dueño |
Para ver la pantalla alcanza con Ver sesiones de caja. Para abrir, cargar movimientos y cerrar hace falta Gestionar movimientos de caja: los permisos Abrir caja y Cerrar caja por sí solos no habilitan esos botones. → Usuarios, roles y permisos
Crear las cajas
Es opcional. Si no creás ninguna, igual podés abrir sesiones: el diálogo de apertura simplemente no te pide caja. Crearlas sirve cuando tenés varios puestos de cobro y querés saber qué pasó en cada uno.
Andá a Caja → pestaña Cajas → Nueva caja
Completá los datos
- Nombre: el que se usa en el local (Caja Mostrador, Barra).
- Sucursal: si la elegís, toda sesión abierta en esa caja queda en esa sucursal.
- Usuarios asignados: marcá quiénes pueden abrirla. Una caja se puede compartir entre varios usuarios que trabajan en turnos distintos.
- Caja activa: una caja inactiva no aparece para abrir.
Guardá
La tarjeta de la caja muestra si está Abierta o Cerrada, quién la abrió y a quiénes está asignada.
Quien tiene el permiso de administrar cajas (y el dueño) puede abrir cualquier caja activa; el resto solo las que tiene asignadas.
Eliminar una caja: si tiene una sesión abierta, el sistema no te deja. Si ya tiene sesiones en el historial, no se borra sino que se desactiva, para no perder el registro.
Abrir la caja
Contá la plata con la que arrancás
El cambio que dejás en el cajón para dar vuelto.
Andá a Mi Caja → Abrir Caja
Si estás en el POS sin sesión, vas a ver el aviso “No tenés una caja abierta. Los pagos no se registrarán en la caja” y el botón Sin caja — Abrir: los dos te llevan a esta pantalla.
Elegí la caja y cargá el Monto inicial
- Caja: solo aparecen las activas, que podés abrir y que nadie tiene abiertas.
- Sucursal: se pide solo si la caja no tiene una asignada.
- Monto inicial: lo que contaste recién. Es el punto de partida del arqueo.
Si arrancás con 200.000 Gs. de cambio y cargás 0, al cierre te va a dar 200.000 de sobrante todos los días, y la diferencia deja de servir para detectar problemas.
Tocá Abrir Caja
Aparece el aviso verde Caja Abierta con la hora de apertura, y cuatro números: Apertura, Ingresos, Egresos y Efectivo en caja. Debajo, la lista de movimientos del turno con hora, tipo, categoría, descripción, monto y usuario.
Errores que podés ver al abrir:
- “Ya tenés una caja abierta. Cerrala antes de abrir una nueva.” — tenés otra sesión sin cerrar, quizás de un turno anterior.
- “La caja … ya está abierta por otro usuario.” — alguien la abrió antes que vos.
Qué se anota solo en la sesión
No hace falta cargar las ventas a mano. Mientras tu sesión está abierta, se suman solos:
| Lo que hacés | Cómo aparece en la caja |
|---|---|
| Cobrar una venta en el POS o registrar un pago en un pedido | Ingreso · Venta |
| Cobrar una cuota, o el anticipo al crear un plan de cuotas | Ingreso · Venta |
| Convertir una nota de pedido con seña | Ingreso · Venta |
| Registrar un pago de un presupuesto de taller | Ingreso · Venta |
| Cobrar una cuenta por cobrar del taller | Ingreso · Venta |
| Cargar un gasto desde Gastos o Movimientos | Egreso · Gasto |
Un cobro con tarjeta, QR o transferencia también queda como ingreso de la sesión, y un gasto pagado por transferencia, como egreso. Pero el Efectivo esperado, lo que el sistema espera encontrar en el cajón, solo cuenta lo que entró y salió en efectivo. Ejemplo: abriste con 200.000, cobraste 500.000 en efectivo y 300.000 con tarjeta. El efectivo esperado es 700.000, que es justo lo que tiene que haber en el cajón; los 300.000 de tarjeta se muestran aparte al cerrar.
La caja decide qué es efectivo así:
| Movimiento | ¿Suma al efectivo esperado? |
|---|---|
| Cobro o gasto con un método cuyo nombre contiene efectivo, contado o cash | Sí |
| Cobro o gasto con tarjeta, transferencia, QR u otro método | No: se informa aparte |
| Movimiento manual (ingreso manual, retiro, gasto de caja, ajuste) | Sí, siempre |
Por eso importa que el método de pago del efectivo se llame Efectivo y que cada cobro se cargue con el método real. → Métodos de pago
El movimiento va a la sesión abierta del usuario que registra el cobro o el gasto. Si un compañero sin sesión abierta cobra una venta, ese cobro no queda en ninguna caja, aunque la venta se guarde bien.
Movimientos manuales
Para la plata que entra o sale del cajón y no es un cobro ni un gasto cargado en el sistema. Con la caja abierta, tocá Movimiento:
Elegí el Tipo
Ingreso o Egreso.
Elegí la Categoría
| Categoría | Tipo | Ejemplo |
|---|---|---|
| Ingreso manual | Ingreso | Traés más cambio para dar vuelto |
| Retiro | Egreso | Sacás plata para depositar o guardar |
| Gasto | Egreso | Pagás algo chico con plata del cajón |
| Ajuste | Ingreso o egreso | Corregís un error de carga |
Cargá Monto y Descripción, y tocá Agregar
Los dos son obligatorios. La descripción es lo que vas a leer en el historial: escribí qué pasó, no solo “retiro”.
Un movimiento manual de categoría Gasto solo afecta a la caja y figura en Movimientos como Caja manual: no aparece en la pantalla Gastos ni en el bloque Gastos por categoría de Reportes. Si es un gasto del negocio (flete, insumos), cargalo desde Gastos: se descuenta de tu caja igual y además queda clasificado.
Un movimiento cargado no se edita ni se borra desde esta pantalla. Si te equivocaste, compensalo con un Ajuste en sentido contrario y explicalo en la descripción.
Cerrar la caja
Contá lo que hay en el cajón
Billete por billete, antes de mirar lo que dice el sistema.
Tocá Cerrar Caja
El diálogo te muestra Apertura, Efectivo esperado, Ingresos y Egresos. Ingresos y Egresos incluyen todos los métodos de pago; el efectivo esperado, solo el efectivo. Si en el turno cobraste por otras vías, también te avisa: “Además cobraste Gs X con tarjeta, transferencia u otra forma de pago. Eso no está en el cajón: no lo cuentes.”
Cargá el Efectivo contado en caja
Apenas escribís el número, el sistema calcula la diferencia al momento:
| Concepto | Cómo se calcula |
|---|---|
| Efectivo esperado | Apertura + ingresos en efectivo − egresos en efectivo |
| Diferencia | Efectivo contado − Efectivo esperado |
Si la diferencia es positiva dice (sobrante), si es negativa (faltante) y si da cero (exacto).
Dejá una nota si hay diferencia
El campo Notas (opcional) es para explicar qué pasó: “Faltan 50.000, se pagó el flete sin cargar el gasto”. Queda guardada con la sesión como Notas de cierre.
Confirmá con Cerrar Caja
El sistema guarda el efectivo esperado, el efectivo contado y la diferencia. La sesión ya no acepta movimientos ni se puede reabrir: el turno siguiente abre una sesión nueva.
Cada usuario cierra su propia sesión desde Mi Caja.
Cero es lo ideal. Diferencias chicas que a veces sobran y a veces faltan suelen ser errores de vuelto. Si la diferencia es grande, revisá primero los cobros cargados con el método equivocado (efectivo cargado como tarjeta, o al revés), los gastos que no se cargaron y los retiros sin movimiento.
El historial
En la pestaña Historial tenés todas las sesiones:
- Arriba, cuatro totales del rango: Ingresos, Egresos, Variación neta (la suma de monto final menos monto inicial de las sesiones cerradas) y Duración promedio de los turnos.
- Buscar por usuario o sucursal, y Filtros por Estado (Abierta / Cerrada), Desde, Hasta (fecha de apertura) y Usuario.
- La tabla muestra Usuario, Sucursal, Apertura, Cierre, Monto Inicial, Monto Final, Diferencia y Estado.
- Tocando una fila se despliega el detalle: Apertura, Ingresos, Egresos, Efectivo esperado, las Notas de cierre y la lista de movimientos de esa sesión.
En la tabla del historial, Diferencia muestra el monto final menos el monto inicial, es decir cuánto creció el cajón en el turno. Para ver el resultado del arqueo, desplegá la sesión y compará el Efectivo esperado del detalle con el Monto Final de la fila.
Hasta el 14 de septiembre de 2026 el esperado sumaba todos los métodos de pago, así que los cierres de antes de esa fecha pueden mostrar faltantes que eran cobros con tarjeta o transferencia. El resultado guardado de esos cierres queda como estaba.
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