Registrar gastos
Cargar lo que pagás, clasificarlo por categoría y proveedor, imprimir el ticket y ver cómo impacta en la caja y los reportes.
Por qué importa cargarlos
Sin gastos cargados, el sistema te muestra cuánto vendiste, no cuánto ganaste. En Reportes, la ganancia neta del período se calcula restando a los ingresos las compras de inventario y los gastos. → Reportes
Cargar un gasto
Andá a Gastos → Nuevo gasto
Menú lateral → Gastos → botón Nuevo gasto.
Completá los datos del gasto
- Monto (obligatorio): se escribe con separador de miles a medida que tipeás.
- Fecha (obligatorio): viene con la de hoy; cambiala si pagaste otro día.
- Método de pago: efectivo, transferencia, etc. Si no lo sabés, dejalo en Sin especificar.
- Descripción (obligatorio): qué pagaste. “Luz ANDE — junio” le gana a “servicios”, porque es lo que vas a buscar después.
Clasificalo
- Categoría: el rubro. Si no existe, tocá Nueva, escribí el nombre y confirmá: queda creada y elegida.
- Proveedor: a quién le pagaste. También se crea ahí mismo con Nuevo (solo con el nombre; los demás datos los completás después en Proveedores).
- Sucursal: si tu usuario está atado a una sucursal, se usa esa y no se puede cambiar. Si no, elegila (viene la que tenés seleccionada arriba).
- Nº de referencia: número de factura, recibo o voucher.
Un gasto sin categoría no aparece en el bloque Gastos por categoría de Reportes. Con seis u ocho categorías bien elegidas (alquiler, servicios, sueldos, insumos, fletes, impuestos, mantenimiento, otros) cubrís casi todo.
Agregá notas si hace falta
Notas adicionales es para el contexto: quién retiró la plata, a qué corresponde, etc.
Guardá e imprimí si querés
Tocá Guardar gasto. El sistema le asigna un número y te pregunta “¿Querés imprimir el ticket ahora?”: Imprimir ticket abre el diálogo de impresión con un ticket de 80 mm; No, gracias te devuelve a la lista. El ticket sirve como comprobante interno para quien retiró la plata.
El gasto se guarda como confirmado: no hay borradores ni aprobación posterior.
En Movimientos → Agregar gasto tenés un formulario más corto (sin sucursal ni notas). Si tu usuario no está atado a una sucursal, conviene cargarlo desde Gastos para poder elegirla. → Movimientos
Gastos y caja
Si tenés una sesión de caja abierta cuando guardás el gasto, se anota solo en tu sesión como Egreso · Gasto. Que se reste o no del arqueo depende del método de pago que elegiste:
| Pagaste con… | En tu sesión | En el efectivo esperado del cierre |
|---|---|---|
| Efectivo (o un método cuyo nombre diga contado o cash) | Egreso · Gasto | Se resta: salió plata del cajón |
| Transferencia, tarjeta u otro método | Egreso · Gasto | No se resta: el cajón no cambió |
→ Abrir y cerrar caja · Métodos de pago
Es lo que le dice a la caja si esa plata salió del cajón. Un flete pagado con billetes del cajón pero cargado como Transferencia no se resta del efectivo esperado, y el cierre da sobrante; al revés, una transferencia cargada como Efectivo da faltante.
Sacar 300.000 Gs. del cajón para pagar el flete y cargar el gasto recién a la noche, después de cerrar la caja. La caja da faltante y al día siguiente nadie se acuerda por qué. Cargá el gasto cuando sacás la plata.
La lista de gastos
- Período: Hoy, Esta semana, Este mes (el que se ve al entrar) o Últimos 31 días, o las fechas Desde y Hasta.
- Buscar: por número, proveedor, categoría, descripción o referencia.
- Más filtros: Categoría, Proveedor, Método de pago, Sucursal y Usuario.
- La tabla muestra fecha y número, descripción y referencia, categoría, proveedor y sucursal, método y monto.
- Total en esta página suma solo las filas que estás viendo, no todo el período. Para el total del período, subí las filas por página o usá Movimientos o Reportes.
- Exportar: Excel (CSV) o PDF, con los filtros aplicados.
Tocando una fila abrís el gasto completo, con total, proveedor, categoría, método de pago, sucursal, referencia, fecha, quién lo registró y las notas.
Imprimir, editar y eliminar
Cada fila tiene tres acciones:
- Imprimir ticket: vuelve a imprimir el comprobante cuando quieras.
- Editar: solo lo ve el administrador general (usuario sin rol o con rol Admin / Administrador). Si el gasto estaba anotado en una caja, el monto de ese movimiento se actualiza.
- Eliminar: pide confirmación y no se puede deshacer.
Aunque el botón aparece con el permiso Eliminar gastos, el sistema solo deja eliminar gastos al administrador general; a los demás les responde que no tienen permiso. Además, si el gasto se había anotado en una sesión de caja, al eliminarlo ese egreso sigue figurando en la sesión: si todavía está abierta, compensalo con un Ajuste.
Dónde se ven después
- Gastos: la lista completa, con sus filtros.
- Movimientos: como egreso con fuente Compra y descripción Gasto ….
- Caja: como egreso de la sesión, si estaba abierta.
- Reportes: en Gastos por categoría (solo los que tienen categoría) y restando en la ganancia neta del período. → Reportes
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