Toma de inventario
Recontá la sucursal con el lector de código de barras, revisá sobrantes y faltantes, y aplicá las diferencias de una sola vez.
Qué es
Una toma de inventario es un conteo físico ordenado. Abrís la toma, pasás el lector por la mercadería, y el sistema compara lo contado contra lo que dice tener. Cuando estás conforme, la aplicás: el stock de cada producto queda en lo que contaste y cada diferencia se registra como un ajuste.
Sirve para el cierre de mes o para recontar mercadería sin hacer cien ajustes sueltos.
Está en Inventario → Toma de inventario y necesita el permiso para ajustar inventario.
Antes de empezar
- Etiquetá lo que no tiene código. El conteo se hace escaneando o tipeando el código de barras o el SKU. → Etiquetas con código de barras
- Los productos con talles o colores se cuentan por variante. Hay que escanear la etiqueta de la prenda, no un código del modelo.
- Evitá vender lo que estás contando. Al aplicar, manda lo contado: si escaneaste una prenda y después se vendió antes de aplicar, esa venta queda “deshecha” en el stock. Contá con el local cerrado o aplicá apenas terminás.
1. Abrir la toma
Tocá Nueva toma
Elegí la sucursal
Solo aparece si tenés más de una. La toma cuenta el stock de esa sucursal.
Ponele un nombre (opcional)
Es lo que vas a ver en el historial: “Cierre de mes, agosto”, “Sector vaqueros”. Además, cada toma recibe un código automático.
Decidí si listás todo el stock en cero
La opción Listar todo el stock en cero viene prendida. Qué hace:
- Prendida — la toma arranca con todos los productos de la sucursal listados, contados en 0. Lo que escaneás va sumando. Lo que no escanees queda como faltante, y al aplicar su stock pasa a 0. Así aparece lo que se perdió o se robó: si no, nunca entraría al conteo.
- Apagada — la toma arranca vacía y solo se comparan los productos que escaneás. Los que no toques conservan su stock.
La lista incluye todo el stock de la sucursal, no un sector. Si vas a contar solo una parte (una góndola, un rubro), apagala: si no, al aplicar dejás en cero todo lo que no pasaste por el lector.
Tocá Empezar a contar
Se abre el detalle de la toma, lista para escanear.
2. Contar
Con el lector conectado, el cursor ya está en el recuadro Pasá el lector o escribí el código y presioná Enter. Cada lectura suma 1 al producto. Si escaneás la misma prenda tres veces, cuenta tres, en la misma línea. Si no tenés lector, escribí el código de barras o el SKU y tocá Sumar.
Debajo del recuadro ves el resultado de la última lectura: el producto y cuántas llevás contadas, o el error en rojo. Los errores más comunes:
- No encontramos nada con el código ”…” — el código no está cargado en ningún producto ni variante.
- ”…” se maneja por talle/color. Escaneá la etiqueta de la prenda, no la del modelo. — es un producto con variantes.
El resumen
- Prendas contadas — cuántas líneas tiene la toma.
- Con diferencia — cuántas no coinciden con el sistema.
- Sobrantes / Faltantes — unidades de más y de menos.
- Impacto al costo — lo que valen esas diferencias, al costo de cada producto. En rojo si faltó más de lo que sobró.
La tabla
Cada línea muestra Sistema (lo que el sistema tenía), Contado y Diferencia (verde si sobra, rojo si falta).
- Para corregir una cantidad (contaste una caja de 12 como 1), escribí el número en Contado y salí del casillero: se guarda solo. Acepta decimales.
- El tacho quita la línea de la toma.
- Mostrar solo las diferencias esconde lo que coincide, para revisar rápido.
- Listar todo en cero agrega en cero lo que todavía no está en la toma, por si empezaste con la opción apagada.
Un faltante de 40 unidades suele ser un error de conteo (una caja que no se escaneó), no 40 unidades perdidas. Antes de aplicar, filtrá las diferencias y recontá las más grandes.
3. Aplicar o anular
Aplicar al stock
El sistema te muestra cuántas líneas va a ajustar, con sobrantes y faltantes, y te avisa que no se puede deshacer. Al confirmar:
- El stock de cada línea queda en lo contado. Si hubo ventas mientras contabas, el sistema compara contra el stock de ese momento, no contra la columna Sistema.
- Cada diferencia queda como un movimiento de tipo Ajuste con el motivo Toma de inventario …: faltante de N (sistema X → contado Y).
- Si usás costeo por lotes, los sobrantes abren un lote y los faltantes consumen los lotes más viejos. → Costeo por lotes (FIFO)
Al terminar ves Stock ajustado: N prendas corregidas, M sin cambio y la toma pasa a Aplicado. Una toma sin líneas no se puede aplicar.
O anularla
Si la toma salió mal o la empezaste por error, tocá Anular. No se ajusta nada y queda como Anulado.
El historial
La pantalla principal lista todas las tomas con su código, estado (En curso, Aplicado o Anulado), nombre, fecha, sucursal y quién la creó. En las aplicadas se ven también los sobrantes, los faltantes y su valor.
- Una toma En curso se puede retomar cuando quieras: entrás y seguís escaneando.
- Las tomas En curso y Anuladas se pueden eliminar con el tacho.
- Una toma Aplicada no se puede editar ni eliminar: queda como constancia de por qué cambió el stock ese día.
Una toma de la sucursal completa en una sola noche, con gente cansada, trae diferencias que en realidad son errores de conteo. Si tu local es grande, hacé tomas parciales (con Listar todo el stock en cero apagado) de a sectores, y reservá la toma completa para cuando puedas cerrar el local.
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