Usuarios, roles y permisos
Dar de alta a tu equipo y que cada uno vea exactamente lo que tiene que ver, ni más ni menos.
Los tres conceptos
- Usuario: una persona, con su email y su contraseña.
- Rol: un conjunto de permisos con nombre, como cajero, vendedor o Encargado.
- Permiso: la autorización puntual para hacer algo, como ver inventario, abrir la caja o cambiar la configuración.
Cada usuario tiene un rol (o ninguno, que es un caso especial), y el rol tiene los permisos. Si cambiás los permisos de un rol, cambia lo que pueden hacer todas las personas que lo tienen.
Todo se maneja en Administración → Usuarios & Accesos. Para entrar hace falta el permiso
users.view, y para crear o modificar, users.manage.
La pantalla tiene dos pestañas: Usuarios y Roles & Permisos. La segunda aparece solo si tu plan incluye Roles y permisos.
Crear un usuario
Tocá Nuevo Usuario
Está en la pestaña Usuarios, al lado del buscador y los filtros.
Nombre, email y contraseña
- Nombre completo y Email son obligatorios. El email es con lo que esa persona inicia sesión, y no puede repetirse.
- Contraseña: mínimo 8 caracteres. Pasásela a la persona por un canal privado.
Elegí el rol
Si sos el administrador principal, la lista empieza con Sin rol (administrador principal). Si no lo sos, esa opción no aparece y tenés que elegir un rol.
Significa lo contrario: acceso total, sin pasar por ningún permiso. Un rol que se
llame admin o administrador también pasa todos los permisos,
aunque le saques alguno. Hay además cosas que solo puede hacer un usuario
sin rol, como modificar el descuento de un pedido ya creado. Dejá sin rol solo al
dueño y a quien tenga que administrar todo.
Elegí la sucursal
Podés asignar una sucursal, que aparece como Nombre (CÓDIGO), o dejar Sin sucursal (administrador). Qué cambia con cada opción está explicado más abajo.
Dejalo activo y tocá Crear
La casilla Usuario activo viene marcada. La persona ya puede entrar con su email y su contraseña.
Si llegaste al máximo, al crear aparece Tu plan (…) permite hasta N usuario(s). Solo cuentan los usuarios activos, y reactivar a alguien también cuenta contra ese tope.
Editar, desactivar y eliminar
- Editar: cambiás nombre, email, rol, sucursal o contraseña. En Nueva contraseña (opcional), si lo dejás vacío, la contraseña no cambia. Si la cambiás, se cierran las sesiones abiertas de esa persona en otros dispositivos.
- Desactivar: esa persona no puede volver a entrar (le aparece Usuario inactivo) y se cortan sus sesiones abiertas. Su historial queda intacto. Es lo que corresponde cuando alguien deja el negocio.
- Eliminar: solo funciona con usuarios que nunca hicieron nada. Si la persona tiene pedidos, compras, sesiones de caja o pagos, el sistema no la borra y te sugiere desactivarla.
- Ingresar como este usuario: el administrador principal puede entrar al sistema como otra persona, para ver exactamente lo que ve. Es la mejor forma de probar un rol recién armado. No funciona con otros administradores ni con usuarios inactivos.
Nadie puede cambiarse su propio rol, desactivarse ni eliminarse. Y un usuario que no es
administrador principal, aunque tenga users.manage, no puede modificar, desactivar
ni borrar a un administrador principal: recibe No podés modificar al administrador principal.
Usuarios y sucursales
- Con sucursal asignada (y sin el permiso de ver sucursales): la persona trabaja solo con los datos de esa sucursal. Arriba a la derecha ve el nombre de su sucursal, sin opción de cambiarla.
- Sin sucursal, siendo administrador principal o con el permiso
branches.view: arriba aparece el selector de sucursal, y el panel muestra los datos de la sucursal que elija.
Dejalo Sin sucursal y que use el selector de arriba para elegir qué local mirar. Para comparar todos los locales juntos está la pestaña Sucursales de Reportes. → Sucursales
Otro permiso que define qué ve cada uno es records.view_all. Sin él, cada usuario ve solo
los pedidos, pagos y tickets que cargó él mismo. El rol cajero lo trae, porque cobra pedidos de
cualquier vendedor.
Los roles que ya vienen
Todo negocio arranca con tres roles.
| Rol | Qué incluye |
|---|---|
| admin | Todos los permisos. Además, por llamarse así, tiene acceso total aunque le quites alguno |
| vendedor | Dashboard · Clientes (ver, crear, editar) · Productos e inventario (ver) · Pedidos (ver, crear, editar, cambiar estado) · POS · Pagos (ver, registrar) · Tickets (ver, descargar) · Cuotas (ver, crear, cobrar) · Filtrar por equipo · Fotos del taller · Turnos de la agenda (ver, gestionar) |
| cajero | Dashboard · Pedidos (ver, cambiar estado) · POS · Pagos (ver, registrar) · Tickets (ver, descargar) · Caja (ver, abrir, cerrar, movimientos) · Cuotas (ver, cobrar) · Ver registros de todos los usuarios |
Podés editar estos roles o crear los tuyos, por ejemplo Encargado, Depósito o Cocina.
Crear o editar un rol
Andá a la pestaña Roles & Permisos y tocá Nuevo Rol
Para editar uno existente, tocá el lápiz en su tarjeta.
Poné el nombre
Nombre del Rol es obligatorio y no puede repetirse.
Marcá los permisos
Los permisos están agrupados por sección. La casilla con el nombre del grupo marca o desmarca todos los de esa sección de una vez. Los grupos de módulos que tu negocio no tiene activos no aparecen.
Guardá
El cambio rige enseguida para todas las personas con ese rol. Si alguien no ve el cambio en el menú, que recargue la página.
Cada tarjeta de rol muestra cuántos usuarios lo tienen y sus permisos. Un rol con usuarios asignados no se puede eliminar: primero pasá a esas personas a otro rol.
Es mucho más fácil agregar un permiso cuando alguien lo pide que sacarle uno que ya venía usando. Arrancá con lo mínimo y ampliá según lo que el trabajo real vaya pidiendo.
Qué habilita cada permiso
| Sección | Permisos | Qué habilita |
|---|---|---|
| Dashboard | dashboard.view | Ver el dashboard principal |
| Clientes | clients.view · clients.create · clients.edit · clients.delete | Ver clientes y tipos de cliente. Crear, editar y eliminar clientes |
| Productos | products.view · products.create · products.edit · products.delete | Ver el catálogo. Crear, editar y eliminar productos |
| Inventario | inventory.view · inventory.adjust | Ver Stock actual y Toma de inventario. Ajustar el stock a mano |
| POS | pos.view | Entrar al punto de venta, incluida la pestaña Salón |
| Pedidos | orders.view · orders.create · orders.edit · orders.status · orders.delete | Ver, crear y editar pedidos y cambiarles el estado. orders.delete borra pedidos y presupuestos, y de fábrica solo lo tiene el rol admin |
| Pagos | payments.view · payments.create | Ver pagos. Registrar cobros |
| Cuotas | installments.view · installments.create · installments.pay · installments.manage | Ver planes de cuotas, crearlos, cobrar cuotas, cancelar o gestionar planes |
| Tickets | tickets.view · tickets.download | Ver comprobantes. Descargarlos |
| Caja | cash_registers.view · cash_registers.open · cash_registers.close · cash_registers.manage · cash_registers.admin | Ver sesiones de caja, abrir y cerrar caja, cargar movimientos. admin crea cajas y las asigna a usuarios |
| Movimientos | movements.view | Ver los ingresos y egresos de dinero |
| Reportes | reports.view | Reportes (con costos, márgenes y ganancia), Reportes de taller y el chat del Asistente IA |
| Compras | purchases.view · purchases.create · purchases.edit · purchases.delete | Compras de mercadería. Editar incluye confirmar o cancelar |
| Gastos | expenses.view · expenses.create · expenses.edit · expenses.delete | Gastos, también desde Movimientos |
| Sucursales | branches.view · branches.create · branches.edit · branches.delete | Administrar sucursales. branches.view además permite mirar otras sucursales además de la propia |
| Registros | records.view_all | Ver pedidos, pagos y tickets de otros usuarios |
| Equipo | team.view | Filtrar pedidos y listados por miembro del equipo |
| Configuración | settings.manage | Ver el apartado siguiente |
| Usuarios | users.view · users.manage | Ver usuarios. Crearlos, editarlos, desactivarlos y armar roles |
| Mesas | tables.view · tables.manage | Ver el salón. Abrir, cobrar, transferir y administrar mesas |
| Recetas | recipes.view · recipes.create · recipes.delete | Ver insumos y recetas. Crear o editar recetas. Eliminarlas |
| Cocina | kds.view | Ver la pantalla de cocina (KDS) |
| Reservas | reservations.view · reservations.manage | Ver reservas. Cargarlas y gestionarlas |
| Agenda | appointments.view · appointments.manage | Ver los turnos. Gestionarlos |
| Comisiones | commissions.view · commissions.manage · settlements.view · settlements.manage | Comisiones por vendedora y de operadores del taller, y sus liquidaciones |
| Taller | vehicles.* · insurance.* · labor_categories.* · vehicle_parts.manage · receivables.* · workshop.photos.manage | Vehículos, aseguradoras, categorías de mano de obra, partes, cuentas por cobrar y fotos del vehículo |
| RR.HH. | hr.view · hr.employees.manage · hr.attendance · hr.leaves · hr.payroll · hr.reviews · hr.reports | Empleados, asistencia, permisos y vacaciones, nómina, evaluaciones y reportes del área |
El permiso que más importa
settings.manage abre todo lo que cambia cómo funciona el negocio:
- Configuración y Métodos de Envío.
- Actividad (el registro de quién hizo qué).
- La pantalla completa del Asistente IA.
- Facturación Electrónica y Facturación Pre-impresa, si las tenés.
- Servicios reservables y Configurar la agenda.
- La configuración de Mi tienda.
Dáselo a la menor cantidad de gente posible.
reports.view muestra costos, márgenes y ganancia por producto y por categoría, y
habilita el chat del Asistente IA, que también responde sobre márgenes. Es información que
normalmente no querés que circule por el mostrador.
Cuando alguien dice «no veo esa pantalla»
Revisá en este orden:
- ¿El módulo está activo? Una sección de un módulo apagado no aparece en el menú. → Módulos
- ¿Lo incluye el plan? Reportes, Compras, Gastos y Asistente IA aparecen con candado si el plan no los trae. Al entrar se ve Función no disponible.
- ¿El rol tiene el permiso? Si le falta, la opción no aparece en el menú, o al intentar la acción aparece No tenés permiso para realizar esta acción.
- ¿Está mirando la sucursal correcta? Revisá el selector de arriba o la sucursal asignada.
- ¿El usuario está activo? Un usuario inactivo no puede iniciar sesión.
Los permisos del módulo nuevo no se suman solos a los roles que armaste vos: agregalos a mano a cada rol que los necesite. El rol admin y los usuarios sin rol ya tienen acceso. Si un permiso no figura en la lista, tocá Predeterminados, en Permisos del sistema, que crea los que falten.
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