Administrar los turnos
El calendario por mes, semana o día, quién atiende cada turno, cargar turnos con el calendario de lugar libre, cobrar al terminar y agendar la próxima visita.
La pantalla
Agenda → Calendario de turnos. Ahí están las reservas que hicieron tus clientes desde el
link y las que cargaste vos. Para verla hace falta el permiso appointments.view. Para
confirmar, cargar, editar o cancelar turnos, appointments.manage.
Debajo del título hay cuatro accesos rápidos:
- hoy y mañana: te llevan a la vista del día con los turnos de ese día.
- por confirmar: aparece solo si hay reservas web sin revisar. Abre la lista filtrada.
- para contactar: los clientes a los que se les está venciendo el servicio. → Clientes para contactar
Las vistas: mes, semana, día y lista
Arriba a la derecha elegís cómo ver la agenda. El sistema recuerda la última que usaste.
| Vista | Para qué sirve |
|---|---|
| Mes | Ver de un vistazo qué días están cargados. Cada día muestra hasta tres turnos y un +N más. En el celular se ven puntitos de colores: tocá el día para abrirlo |
| Semana | La agenda de trabajo de todos los días. Los turnos aparecen como bloques del alto de su duración |
| Día | El detalle de un día. Si varios turnos tienen profesional asignada, hay una columna por profesional (y una de Sin asignar) |
| Lista | Todos los turnos que vienen, agrupados por día. Es la vista que se usa al buscar |
Con Hoy, ‹ y › te movés por el calendario. En la vista día también podés elegir la fecha. Tocá el número de un día (en mes o semana) para abrir ese día.
En la semana y el día:
- Las franjas en las que el negocio está cerrado aparecen rayadas.
- Una línea roja marca la hora actual.
- Si dos turnos se pisan (por ejemplo, con dos manicuras atendiendo a la vez), se ven uno al lado del otro.
- Tocá un espacio libre para cargar un turno a esa hora. En la vista día por profesional, el turno nuevo ya queda asignado a esa profesional.
Los colores dicen el estado: amarillo A confirmar, verde Confirmado, azul Atendido y rojo No asistió. Los cancelados no se dibujan en el calendario. Para verlos, filtrá por Cancelado.
Filtros
- Profesional: los turnos de una sola persona. Aparece si hay usuarios activos.
- Sucursal: si tenés más de una.
- Estado: A confirmar, Confirmado, Atendido, Cancelado o No asistió.
- Buscar: nombre, teléfono o código del turno (en un taller, también la chapa). La búsqueda recorre todos los turnos, sin importar la fecha, y muestra los resultados en forma de lista.
Los estados
| Estado | Qué significa | ¿Ocupa el horario? |
|---|---|---|
| A confirmar | Reservado desde la web, sin revisar | Sí |
| Confirmado | Revisado, o cargado desde el sistema | Sí |
| Atendido | El cliente vino y ya se lo atendió | Sí |
| Cancelado | Lo canceló el cliente o el negocio | No, libera el lugar |
| No asistió | No se presentó | No, libera el lugar |
La ficha del turno
Tocá cualquier turno, en el calendario o en la lista, y se abre su ficha: el día con la hora y la duración, el servicio y su precio, quién atiende, el teléfono y los comentarios. Arriba, junto al nombre, aparecen las etiquetas: el estado, Reserva web si lo sacó el cliente desde el link, Comprobante recibido si subió el de la seña, y el número de venta si ya se cobró.
En el medio están los botones para comunicarte con el cliente:
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Recordar turno (verde, con el logo de WhatsApp) | Abre WhatsApp con el recordatorio ya escrito. Si el turno ya pasó, dice Escribir y abre la conversación vacía |
| Ver comprobante | Abre el comprobante de la seña que subió el cliente. Aparece solo si lo subió |
| Copiar link | Copia el link del turno, para reenviárselo |
| Ver cliente | Te lleva a la ficha del cliente. Aparece si el turno tiene cliente y podés ver Clientes |
Abajo, a la derecha, está lo que corresponde según el estado:
| Botón | Cuándo aparece | Qué hace |
|---|---|---|
| Confirmar | A confirmar | Lo pasa a Confirmado, lo asocia a una ficha de cliente y le manda el aviso por correo |
| Atendido y cobrar | A confirmar o Confirmado (fuera de un taller) | Registra el cobro y lo marca atendido. Ver más abajo |
| Llegó | A confirmar o Confirmado, en un taller | Abre el presupuesto del vehículo y lo marca atendido |
| Próxima visita | Atendido | Agendar el próximo turno o anotar cuándo le toca volver |
Y en Más (abajo a la izquierda) están las acciones de menos uso: Editar o reprogramar, Abrir orden, No se presentó, Cancelar turno y Eliminar.
El texto del recordatorio de WhatsApp lo cambiás en la configuración de la agenda. → Activar la agenda
Los correos salen solo si el cliente dejó su correo y tenés prendido Mandar correo al cliente.
Un turno cancelado libera el horario y queda en el registro. Eliminar es para turnos cargados por error.
Cargar un turno a mano
Para el cliente que llama, escribe por WhatsApp o pasa por el local. La ventana tiene los datos a la izquierda y el calendario a la derecha.
Tocá Nuevo turno, o un espacio libre del calendario
Desde el botón, el turno arranca en el día que estás mirando. Desde el calendario, ya viene con el día y la hora.
Buscá al cliente
Escribí dos letras del nombre o parte del teléfono, y elegilo de la lista: se completan el teléfono y el correo, y aparece la marca Cliente. Si es alguien nuevo, escribí el nombre y seguí. El teléfono conviene cargarlo siempre: es el que usa el botón de WhatsApp.
Elegí servicio, profesional y sucursal
El servicio es opcional (Sin servicio específico). En Atiende elegís quién lo atiende, o dejás Cualquiera. La sucursal se pide si tenés más de una.
Elegí el día en el calendario
Debajo de cada día figura un número: la cantidad de horarios libres para ese servicio (y esa profesional, si la elegiste). En verde hay lugar, en naranja quedan pocos, Lleno en rojo, y los días cerrados aparecen rayados. Con las flechas cambiás de mes.
Elegí el horario y agendá
Debajo del calendario aparecen los horarios de ese día; los ocupados se ven tachados. Tocá uno, sumá un comentario si hace falta (“diseño francesita, trae foto”) y tocá Agendar turno. Queda Confirmado y ocupa el horario igual que una reserva web.
Desde el sistema podés agendar cualquier día de hoy en adelante, aunque esté más lejos que los días que se pueden reservar por la web, y sin la anticipación mínima. Eso sirve para dejar agendada la próxima visita dentro de un mes.
Sobreturnos
Para cargar un turno fuera del horario de atención o en un horario que ya está lleno, marcá Cargar como sobreturno debajo del calendario y escribí la hora. Sirve para la clienta de confianza que entra a las 19:00, o para atender a dos personas a la vez cuando hay una manicura de refuerzo.
Si la profesional elegida ya tiene un turno que se pisa con el nuevo, el sistema avisa “Esa profesional ya tiene un turno a esa hora”, aunque marques sobreturno. Elegí otra hora u otra profesional, o dejá Cualquiera.
Reprogramar
Abrí el turno, tocá Más → Editar o reprogramar, elegí otro día y horario en el calendario y Guardar cambios. El horario propio del turno se puede volver a elegir. Si cambiás el servicio, el turno toma el nombre, el precio y la duración del servicio nuevo.
El cliente no recibe un correo por la reprogramación: avisale vos por WhatsApp. Si tenés prendido el recordatorio por correo, sale de nuevo antes del horario nuevo.
En la edición también hay una Nota interna, que el cliente no ve.
Cuando terminás de atender: Atendido y cobrar
Al terminar, tocá Atendido y cobrar en la ficha del turno. Se abre Cobrar turno, que es la misma pantalla de cobro del punto de venta:
- Arriba está el total, con el precio del servicio. Con Cambiar total lo corregís: si cobrás menos, la diferencia queda como descuento; si cobrás más (un diseño extra), la venta toma lo cobrado. Al lado del nombre del cliente ves el descuento o el agregado.
- Método de pago: Efectivo, tarjeta, transferencia…
- Monto recibido: con efectivo, cargá el billete o tocá uno de los montos redondos, y ves el vuelto. A la caja entra lo cobrado, no el billete.
- Pago mixto: parte en efectivo y parte con tarjeta, por ejemplo.
- Debajo ves en qué caja entra. Si no tenés la caja abierta, te avisa: el cobro igual queda en Movimientos, pero no en una caja. Abrí la caja antes de empezar el día.
Al tocar Confirmar, el sistema:
- Crea la venta con el servicio del turno, a nombre del cliente.
- Registra el pago: aparece en Movimientos y, si tenés la caja abierta, en tu caja.
- Deja la venta Pagada y el turno Atendido.
La venta queda a nombre de la profesional que atendió, así la comisión le corresponde a ella. El cobro queda a nombre de quien lo registró, en su caja. → Comisiones de vendedoras
Si el cliente paga después, tocá Atendido sin cobrar: el turno queda atendido y la venta queda con el saldo pendiente, para cobrarla desde Pedidos.
Cobrar pide el permiso de registrar pagos (payments.create), además del de la agenda.
¿Cuándo vuelve?
Después del cobro, el sistema pregunta ¿Cuándo vuelve?, con el calendario de disponibilidad al lado:
- Si el servicio tiene cargado El cliente vuelve cada (días), el día ya viene elegido y marcado como Sugerido. Un semipermanente atendido el 1/11 con 21 días sugiere el 22/11.
- Con los atajos (+7, +15, +21, +30, +45, +60 días) o en el calendario elegís otro.
Y elegís una de tres opciones:
| Opción | Qué pasa |
|---|---|
| Agendar (con el día y la hora) | Elegí un horario y el turno queda agendado en el momento, con el cliente, el servicio y la profesional |
| Recordarme ese día | El cliente aparece en Clientes para contactar ese día, para escribirle |
| Ahora no | No queda nada anotado |
Si el cliente ya tenía su próximo turno reservado, el sistema lo detecta y te dice que no hace falta recordarle nada. → Clientes para contactar
Abrir la orden sin cobrar: Llegó / Abrir orden
Llegó (en un taller) o Más → Abrir orden convierten el turno en una orden sin registrar el cobro, para cobrarla después desde Pedidos:
- Si el turno no estaba asociado a un cliente, lo busca por correo y después por teléfono en tu base. Si no lo encuentra, crea la ficha.
- Abre una orden con el servicio del turno como primera línea, con su precio.
- En un taller, esa orden es un presupuesto particular en estado Recibido, y el turno queda como Turno de origen del presupuesto.
- El turno pasa a Atendido y el sistema te lleva a la orden. Si el servicio se repite, queda anotado cuándo le toca volver, igual que con Atendido.
Si el turno no tiene un vehículo de la ficha (los del link traen el vehículo escrito a mano), al tocar Llegó el sistema pregunta qué vehículo llegó: elegís uno del cliente o cargás uno nuevo. → Armar un presupuesto
Si el presupuesto lo armaste por separado, podés atarlo al turno desde el detalle del presupuesto, en la tarjeta Turno de origen → Enlazar.
Turnos y clientes
Un turno reservado desde la web queda con los datos que dejó el cliente, pero se asocia a una ficha de cliente recién cuando lo confirmás, lo marcás Atendido o abrís la orden. Si el cliente reservó con su cuenta del portal, ya queda asociado desde el principio.
En la ficha de cada cliente, la sección Turnos lista sus turnos con el estado. → Administrar clientes
Abrí la vista Día, confirmá los que están A confirmar y tocá mañana para mandarle el recordatorio por WhatsApp a los turnos del día siguiente. Después, una pasada por para contactar. Diez minutos que llenan la agenda y evitan horas muertas.
Revisá, en este orden: los horarios de atención de ese día, la duración del servicio, los turnos en paralelo y los bloqueos. Casi siempre es la duración, que quedó más corta que el trabajo real. → Configurar la agenda
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