Compras para inventario
Registrar lo que le comprás a tus proveedores, confirmar el ingreso de la mercadería y llevar lo que debés.
Qué resuelve
Registrar y confirmar una compra hace tres cosas a la vez:
- Ingresa la mercadería al stock de la sucursal, sin ajustes a mano.
- Actualiza tus costos con lo que pagaste de verdad, flete incluido.
- Lleva la cuenta de lo que debés al proveedor, si la compra fue a crédito.
La pantalla
Menú lateral → Compra para Inventario. Tiene cuatro pestañas:
- Compra para Inventario — tus compras, con filtros y exportación.
- Cuentas × Pagar — lo que le debés a cada proveedor.
- Proveedores — el listado de proveedores. → Proveedores
- Categorías — categorías de gastos. → Registrar gastos
En la primera pestaña ves Total compras y Pendientes, un filtro rápido de período (Hoy, Esta semana, Este mes, Todo), el buscador, filtros por fecha, proveedor y sucursal, y las compras filtradas por estado: Pendiente, Confirmado o Cancelado.
Los estados de una compra
| Estado | Qué significa | Qué pasó con el stock |
|---|---|---|
| Pendiente | Guardada, todavía no confirmada | Nada todavía |
| Confirmado | La mercadería entró | Sumado, y costos actualizados |
| Cancelado | La compra no se hizo | Nada |
1. Cargar la compra
Tocá Nueva compra
Información General
- Sucursal — donde entra la mercadería. Si no elegís ninguna, entra en la sucursal principal.
- Fecha (obligatoria).
- Proveedor (obligatorio). Elegilo de la lista. Si es nuevo, tocá +, escribí el nombre y queda creado. Los demás datos se completan después en la pestaña Proveedores.
- Nro. Referencia — el número de factura o de orden del proveedor.
- Notas.
Productos
Tocá Agregar Producto, elegí el producto y cargá cantidad y costo unitario. El costo viene precargado con el costo actual del producto: cambialo por el de esta factura.
- Si el producto tiene variantes, se abre una fila por cada una. Cargá cantidad y costo solo en las que compraste. Las que quedan en 0 no entran.
- Las cantidades van en números enteros.
Si el proveedor te bonificó dos cajas o te hizo un descuento, el costo real por unidad bajó. Cargá el precio efectivo, no el de lista: ese número termina siendo tu costo.
Gastos Adicionales (opcional)
Transporte, aduana, flete, seguros. Cada gasto lleva descripción y monto.
No quedan como un gasto aparte: se reparten entre los productos en proporción a lo que pesa cada uno en la compra. Aparece la columna Costo Real con lo que te sale cada unidad puesta en tu depósito. Ejemplo: compraste 1.000.000 de mercadería y pagaste 100.000 de flete; un producto que representa el 30 % de la compra absorbe 30.000 de ese flete.
Crear cuenta por pagar (si es a crédito)
Tildala si no pagás en el momento y cargá la Fecha de vencimiento. La compra queda como deuda en Cuentas × Pagar por el total, gastos adicionales incluidos. Esta opción solo está al crear la compra.
Guardá
Sale Compra registrada correctamente y la compra queda Pendiente. Todavía no entró nada al stock.
2. Confirmar la compra
Cuando la mercadería llega y la controlaste, tocá Confirmar en la lista (el ícono verde) o dentro de la compra. El sistema pregunta ¿Confirmar esta compra? Se actualizará el inventario. Al aceptar, por cada producto:
- El stock sube en la sucursal de la compra, con el movimiento Compra #….
- El costo se actualiza con el costo real (con gastos adicionales repartidos):
- Con Costo cargado a mano, reemplaza el costo del producto o de la variante.
- Con Promedio ponderado, recalcula el promedio.
- Con Por lotes (FIFO), abre un lote nuevo con ese costo.
→ Precios, costos y margen · Costeo por lotes (FIFO)
Guardar y confirmar por separado te deja cargar la compra cuando hacés el pedido y confirmarla recién cuando la mercadería llega. Una compra pendiente no toca tu stock.
Imprimir las etiquetas de lo que compraste
Dentro de la compra, el botón Imprimir etiquetas abre Imprimir etiquetas de la compra, con una etiqueta por unidad comprada de cada producto. Podés ajustar la cantidad de cada uno (0 lo saltea, hasta 500), elegir Térmica u Hoja A4 y ver el total antes de imprimir. Los productos sin código de barras quedan afuera, con un aviso.
Aparece en compras pendientes y confirmadas, si la compra tiene productos y tu usuario tiene
el permiso products.view. El máximo es 1000 etiquetas por impresión.
→ Etiquetas con código de barras
Controlá la mercadería, confirmá la compra e imprimí las etiquetas en el mismo momento: cada unidad sale del depósito ya lista para escanear en el POS.
Corregir, cancelar o eliminar
- Pendiente: se puede editar, Cancelar o eliminar, con los permisos de compras.
- Confirmado: ya no se puede cancelar. Solo el administrador general puede editarla o eliminarla. Editarla devuelve el stock y lo vuelve a sumar con los datos nuevos. Eliminarla devuelve el stock.
- Cancelado: no se puede editar.
Editarla o eliminarla borra su cuenta por pagar, y al editar no se vuelve a crear.
Anotá lo pagado antes.
Cancelar una compra pendiente no borra su cuenta por pagar. Si la creaste a crédito
y después la cancelás, revisá Cuentas × Pagar.
Si usás costeo por lotes, lo más seguro es no editar compras confirmadas. Registrá
la diferencia con un ajuste de stock.
Cuentas por pagar
En la pestaña Cuentas × Pagar ves cada deuda con Compra, Proveedor, Monto, Pagado, Pendiente, Vencimiento y Estado, filtradas en Pendientes, Parciales o Saldadas.
Tocá Pagar en la deuda
Cargá el Monto a pagar
Puede ser un pago parcial. No puede superar el saldo pendiente. Opcionalmente, notas.
Tocá Confirmar Pago
La cuenta pasa a Parcial o, si la cancelaste, a Saldado.
Registrar un pago acá descuenta la deuda, pero no crea un movimiento de caja ni un gasto. Si pagaste con plata de la caja, registralo también por donde corresponda. → Abrir y cerrar caja
La deuda también aparece en Reportes → Finanzas (Cuentas por pagar, Calendario de obligaciones, Deuda por proveedor) y en el bloque Necesita tu atención del panel de inicio.
Tener plata en el cajón no significa que el mes cerró bien: puede ser plata de mercadería que todavía no pagaste. Mirá siempre la caja junto con las cuentas por pagar. → Reportes
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